Bewerberdaten löschen — Fristen und DSGVO im Bewerbermanagement

Nach einer Absage orientiert sich die Aufbewahrung von Bewerberdaten in der Praxis häufig an einem Zeitraum von etwa sechs Monaten — als organisatorischer Richtwert, nicht als starre gesetzliche Frist. Hintergrund ist unter anderem die Frist zur Geltendmachung von Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zuzüglich eines Puffers für die Zustellung. Maßgeblich ist immer der Einzelfall. Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung und stellt keine Rechtsberatung dar.

Warum Löschfristen wichtig sind

Bewerberdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Für ihre Verarbeitung braucht es eine Rechtsgrundlage, und sie dürfen grundsätzlich nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Ist der Zweck — die Besetzung einer Stelle — entfallen, spricht vieles dafür, die Daten innerhalb eines angemessenen Zeitraums zu löschen.

Übliche Orientierung in der Praxis

• Nach einer Absage: häufig etwa sechs Monate, um mögliche Ansprüche (u. a. nach AGG) abzudecken.
• Talent-Pool / längere Speicherung: in der Regel nur mit informierter, dokumentierter Einwilligung, die widerrufbar ist.
• Nach einer Einstellung: relevante Unterlagen können in die Personalakte übergehen; hierfür gelten eigene Regeln.

Diese Angaben sind ein grober Rahmen. Die konkrete Ausgestaltung — etwa genaue Fristen und Ausnahmen — sollte mit fachkundiger Beratung und Blick auf den Einzelfall festgelegt werden.

Wie Software das Löschen unterstützt

Viele Bewerbermanagement-Systeme bieten laut Anbieter Funktionen, die die organisatorische Umsetzung erleichtern:

• Konfigurierbare Löschfristen und automatische Erinnerungen.
• Einwilligungs-Workflows für die Aufnahme in einen Talent-Pool.
• Serverstandort in der EU/DE als ein Kriterium bei der Anbieterwahl (siehe Vergleichskriterien).

Wichtig: Solche Funktionen unterstützen die gesetzeskonforme Umsetzung, ersetzen aber keine rechtliche Prüfung. Ob und wie die Angaben eines Anbieters im konkreten Fall tragen, sollte vertraglich (z. B. über eine Auftragsverarbeitung) und mit fachkundiger Beratung geklärt werden.

Häufige Fragen

Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden? In der Praxis nach einer Absage häufig etwa sechs Monate — als Richtwert, abgeleitet u. a. aus der AGG-Frist plus Puffer. Verbindliche Fristen hängen vom Einzelfall ab; dies ist keine Rechtsberatung.

Darf man Bewerberdaten länger speichern? In der Regel nur mit informierter, dokumentierter und widerrufbarer Einwilligung, etwa für einen Talent-Pool.

Wie hilft Software beim Einhalten von Löschfristen? Durch laut Anbieter konfigurierbare Fristen, Erinnerungen und Einwilligungs-Workflows. Sie unterstützen die Umsetzung, ersetzen aber keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.